L’harmonisation des systèmes d’information documentaires des bibliothèques est l’un des projets phares du regroupement UniR. Elle a pour objectif de rendre progressivement accessibles les collections* des sept établissements aux usagers. En février 2022, Sciences Po Rennes a rejoint le catalogue commun de l’Université de Rennes 1 et de l’INSA Rennes. Hélène Daniel, responsable de la bibliothèque de l’IEP et Frédérique Schlosser, chargée de mission pour UniR, reviennent sur cette migration et nous expliquent les nouveaux services proposés.

 

Regards croisés de Frédérique Schlosser et Hélène Daniel

Pourriez-vous nous rappeler en quoi consiste le projet de catalogue commun des bibliothèques d’UniR ?

Hélène Daniel – Les sept établissements membres du regroupement UniR proposent chacun l’accès à une documentation riche, variée sur place et en ligne en soutien à la formation et à la recherche. Les collections sont à l’heure actuelle accessibles depuis des catalogues de recherche séparés. L’ambition du projet de catalogue commun est d’offrir un accès unique à l’ensemble de la documentation pour valoriser la richesse disciplinaire des collections des bibliothèques et faciliter la recherche de la communauté universitaire.

Frédérique Schlosser – Dans un premier temps, le catalogue commun des bibliothèques passe par l’adoption d’un logiciel métier où sont signalés tous les documents et tous les lecteurs et qui permet donc les prêts, les retours, les réservations. Sciences Po Rennes vient de rejoindre celui de l’Université de Rennes 1 et de l’INSA Rennes. Puis, ce sera le tour de l’ENSCR et de l’ENS Rennes en 2023. Et dans un second temps, à l’horizon 2024-2025, les collections de l’EHESP et de l’Université Rennes 2 viendront s’ajouter au sein d’un outil de recherche hébergé sur un site web commun. Les usagers pourront alors rechercher dans les collections de toutes les bibliothèques UniR.


Qu’est-ce que cela apporte concrètement aux étudiants et plus globalement à tous les usagers ?

F. S. – D’abord, les usagers ont un accès unifié aux ressources physiques et en ligne des bibliothèques c’est-à-dire que tous les documents de Rennes 1, de l’INSA et de Sciences Po s’affichent lorsqu’ils effectuent une recherche sur l’outil de recherche. Cela signifie plus de richesse dans les résultats. Ensuite, le catalogue commun permet d’apporter des services supplémentaires aux usagers tels que le compte lecteur unique. Un étudiant de Sciences Po Rennes pourra ainsi suivre l’ensemble de ses emprunts de son école mais aussi ceux de Rennes 1 et de l’INSA.

H. D. – Le premier avantage est l’affichage de résultats de recherche riches, pertinents et complets pour les usagers. Le second est le service « BU Drive », un service de navettes entre les bibliothèques du catalogue commun. Un étudiant peut faire venir un document de n’importe quelle bibliothèque dans la structure de son choix, en fonction de son lieu d’habitation ou de la bibliothèque qu’il fréquente le plus, et ce, quel que soit son établissement d’origine.


Comment s’est déroulée l’intégration des collections de Sciences Po dans le catalogue commun ?

F. S. – L’intégration s’est faite en quatre étapes : l’état des lieux du catalogue de Sciences Po, la création des tables de correspondance, la phase de tests et enfin la migration à proprement parler. Il s’agit d’abord d’un travail d’analyse – comment le catalogue de Sciences Po fonctionne, comment les collections sont décrites et organisées – afin de pouvoir traduire techniquement les correspondances pour que ces informations soient intégrées dans le logiciel commun, au bon endroit, sans déperdition d’information. En parallèle, un travail de « désherbage » – terme utilisé pour parler du tri dans les collections – a été mené afin d’identifier ce qu’il y avait à garder ou non.

H. D. – Le travail de désherbage était déjà engagé avant le catalogue commun car toutes les bibliothèques connaissent un problème de place mais il y a eu de la part de l’équipe de la bibliothèque un travail conséquent de nettoyage de la base de données en amont de la migration finale vers le catalogue commun.

F. S. – Nous avons ensuite travaillé avec un prestataire qui s’est occupé de la partie technique de la migration des données. Nous avons procédé à des tests afin de vérifier que les informations n’étaient pas perdues ou indiquées au mauvais endroit. Nous nous sommes particulièrement intéressées à la localisation des collections, aux collections spécifiques (livres avec DVD, mémoires, etc.) et aux ouvrages à la fois présents en nombre dans les bibliothèques de Rennes 1 et Sciences Po comme le Code pénal ou le Code Civil. Il fallait nous assurer que tous les exemplaires des deux établissements apparaissaient correctement.

H. D. – Les deux premières phases ont été les plus longues – un an – alors que la phase de test s’est déroulée sur trois mois et la migration en elle-même a duré deux jours.

F. S. – Il y a un très grand travail de préparation dont le public ne se rend pas forcément compte. Ce qu’on appelle le catalogue ou logiciel métier, c’est l’outil principal et central de toute la bibliothèque, on se trouve donc au cœur de ce qu’est une bibliothèque et on touche à tous les aspects du métier et à tous les services proposés par elle.

 


Avez-vous rencontré des difficultés au cours du projet ?

F. S. – Nous avons connu quelques aléas – six mois de décalage dus à de nombreux projets informatiques menés par les DSI (Direction des Systèmes d’Information), l’absence de la chef de projet du prestataire au moment des tests et une panne du système informatique de Rennes 1 juste avant le déploiement ! Heureusement, celle-ci a été vite résolue par les équipes de la DSI.

H. D. – Au cours des tests, des données se sont avérées bloquantes. Les numéros d’inventaire se trouvaient par exemple en doublons entre Rennes 1 et l’IEP, ce qui a généré du stress en fin de projet.

F. S. – La fin du projet était effectivement un peu stressante mais il y a toujours des surprises avec ce type de projet informatique ! Nous avons pu compter à ce moment et tout au long du projet sur l’expertise de l’équipe de la bibliothèque de Rennes 1.


Qu’envisagez-vous pour la suite ? D’autres projets en commun sont-ils prévus en matière de documentation?

H. D. – Dans un premier temps, côté Sciences Po Rennes, nous mènerons une enquête d’usages et de satisfaction auprès du public. Et bien sûr, nous poursuivons la coopération engagée avec les équipes de Rennes 1 en termes de documentation électronique, de formations et de services aux usagers. A l’échelle d’UniR, de nombreuses pistes sont possibles, le catalogue est un socle commun qui permet une réelle coopération en matière de politique documentaire.

F. S. – À la rentrée de septembre 2022, les règles de prêt (nombre d’ouvrages, durée de prêt, etc.) seront les mêmes à l’échelle de toutes les bibliothèques d’UniR. Cette question d’harmonisation des règles de prêt est d’ailleurs une idée soulevée par Hélène au cours du projet de catalogue commun. D’une manière générale, tous les professionnels des bibliothèques sont convaincus de l’intérêt d’un rapprochement, avec un seul et même objectif en tête : améliorer, faciliter, simplifier la vie des usagers.


* On appelle collection d’une bibliothèque son contenu, qu’il s’agisse de supports (livres, revues, documentation en ligne, DVD, etc.) ou bien de thématiques (science politique, économie, etc.).

« Le catalogue commun signifie plus de richesse dans les résultats de l’outil de recherche. Il permet également d’apporter des services supplémentaires aux usagers tels que le compte lecteur unique. »

Frédérique Schlosser

Chargée de mission pour l’harmonisation des systèmes d’information des bibliothèques du regroupement UniR

Frédérique est conservateur territorial de bibliothèque. Après neuf ans à la tête du service informatique documentaire et du service numérique de la bibliothèque des Champs Libres (Rennes Métropole), elle rejoint le regroupement UniR en octobre 2020 en tant que chargée de mission pour l’harmonisation des systèmes d’information des bibliothèques des sept établissements.


« L’ambition du projet de catalogue commun est d’offrir un accès unique à l’ensemble de la documentation pour valoriser la richesse disciplinaire des collections des bibliothèques et faciliter la recherche de la communauté universitaire. »

Hélène Daniel

Responsable de la bibliothèque de Sciences Po Rennes

Hélène Daniel est depuis 10 ans responsable de la bibliothèque de Sciences Po Rennes et de son antenne à Caen. Elle est à ce titre responsable de la politique documentaire et supervise une équipe de cinq personnes.

En savoir + sur le catalogue commun des bibliothèques

Chiffres-clés - Bibliothèque de Sciences Po Rennes


1 000

m2

50 000

documents
(dont ludothèque, vidéothèque)

200

abonnements de revue

6

agents au service des publics
de Rennes et Caen

200

places

Le saviez-vous ?

La bibliothèque de Sciences Po Rennes répond aux besoins d’enseignement et de recherche en sciences humaines et sociales : sociologie, sciences politiques, économie, histoire, humanités. La bibliothèque de Caen est spécialisée dans le développement durable les transitions, la concertation.

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Crédit photo de la bibliothèque de Sciences Po Rennes – C. Ablain